Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Verarbeitung im Auftrag gemäß Art. 28 DSGVO · Aetheris GmbH · für die SaaS-Lösung SynergyContacts · Stand: 02.10.2026

Vertragsparteien

§ 1 Gegenstand und Dauer

Gegenstand ist die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers im Rahmen der Bereitstellung von SynergyContacts (zentrale Pflege von Kontakt- und Unternehmensdaten, Rechte- und Gruppenverwaltung, Dublettenerkennung, Import und Export sowie Verteilung ausgewählter Kontakte in die Microsoft-365-Postfächer des Auftraggebers). Die Dauer entspricht der Laufzeit des Hauptvertrags (Abonnement) ab Vertragsabschluss.

§ 2 Art, Umfang und Zweck

Art, Umfang, Zweck, Datenarten und Kategorien Betroffener ergeben sich aus Anlage 1. Die Verarbeitung erfolgt nur zur Erfüllung des Hauptvertrags und nach Weisung des Auftraggebers.

§ 3 Weisungsrecht

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf dokumentierte Weisung; Hauptvertrag und AVV sind die Erstweisung. Weitere Weisungen sind in Textform zu richten an kontakt@aetheris-gmbh.de. Rechtswidrige Weisungen zeigt der Auftragnehmer an.

§ 4 Pflichten des Auftragnehmers

• Verarbeitung nur im Rahmen von § 2 und der Weisungen;
• Verpflichtung der befugten Personen auf Vertraulichkeit (Art. 28, 29, 32 Abs. 4 DSGVO);
• technisch-organisatorische Maßnahmen gemäß Anlage 2 (Art. 32 DSGVO);
• Unterstützung bei Betroffenenrechten, Datenpannen, DSFA (Art. 32–36 DSGVO).

§ 5 Technisch-organisatorische Maßnahmen

Siehe Anlage 2. Maßnahmen dürfen weiterentwickelt werden, sofern das Schutzniveau nicht unterschritten wird.

§ 6 Unterauftragsverhältnisse

(1) Allgemeine schriftliche Genehmigung (Art. 28 Abs. 2 DSGVO). Die aktuelle Liste steht in Anlage 3.

(2) Über neue oder geänderte Unterauftragsverarbeiter informiert der Auftragnehmer mindestens 30 Tage im Voraus; der Auftraggeber kann binnen 14 Tagen aus wichtigem Grund widersprechen, andernfalls besteht ein Sonderkündigungsrecht.

(3) Unterauftragsverarbeiter werden auf ein gleichwertiges Schutzniveau verpflichtet; außerhalb der EU/des EWR gelten die Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO.

§ 7 Unterstützung bei Betroffenenrechten

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei Anträgen Betroffener und leitet direkt eingehende Anfragen weiter. ⚠️ Zur Löschung siehe § 10.

§ 8 Meldung von Datenschutzverletzungen

Meldung an den Auftraggeber unverzüglich, in der Regel innerhalb von 48 Stunden nach Bekanntwerden, mit den Informationen nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO.

§ 9 Kontroll- und Nachweisrechte

Der Auftragnehmer stellt die erforderlichen Nachweise bereit (TOM-Dokumentation, Prüfberichte der eingesetzten Rechenzentren); erforderlichenfalls sind Audits oder Vor-Ort-Prüfungen mit angemessener Vorankündigung möglich.

§ 10 Löschung und Rückgabe

Nach Vertragsende Löschung oder Rückgabe nach Wahl des Auftraggebers, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (steuer- und handelsrechtliche Fristen).

⚠️ Einschränkung, die offen benannt wird: Das Änderungsprotokoll und die Feld-Historie sind technisch append-only — Einträge lassen sich weder ändern noch löschen. Das ist als Schutz vor unbemerkter Änderung gewollt, führt aber dazu, dass eine restlose Löschung einzelner Betroffener aus diesen beiden Tabellen derzeit nicht möglich ist. Der Auftragnehmer weist darauf hin, statt eine Löschung zuzusagen, die er nicht leisten kann; die Behandlung eines konkreten Verlangens wird zwischen den Parteien dokumentiert.

§ 11 Ort der Verarbeitung / Drittland

Die Verarbeitung findet ausschließlich in der Europäischen Union bzw. im Europäischen Wirtschaftsraum statt. Server, Datenbank und Sicherungen werden in Deutschland betrieben. Eine Übermittlung in ein Drittland findet nicht statt.

Klarstellung: Die Unterauftragnehmer-Liste unseres Hosters nennt auch Stellen in den USA und in Singapur. Diese betreffen ausschließlich Kunden mit dortigem Serverstandort. Die Server für SynergyContacts stehen in Deutschland; Daten aus SynergyContacts erreichen diese Stellen nicht.

§ 12 Haftung & § 13 Schlussbestimmungen

Es gelten die Regelungen des Hauptvertrags und Art. 82 DSGVO. Bei Widersprüchen geht dieser AVV in Datenschutzfragen vor. Es gilt deutsches Recht; Gerichtsstand und Form richten sich nach dem Hauptvertrag. Der AVV kommt mit Annahme der AGB zustande.

Anlage 1 — Beschreibung der Verarbeitung

Kategorien betroffener Personen

• Kontaktpersonen im Adressbuch des Auftraggebers — Geschäftspartner, Lieferanten, Kunden und sonstige Dritte. Das ist die grösste Gruppe;
• Nutzer der Software (Mitarbeitende/Beauftragte des Auftraggebers mit Login);
• Inhaber der Postfächer, in die verteilt wird.

Kategorien personenbezogener Daten

• Kontaktdaten (Name, Firma, Funktion, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Anschriften, Notizen, frei belegbare Felder);
• Unternehmensdaten (Firmierung, Anschrift, Zuordnung der Kontakte);
• Zugangs-/Systemdaten der Nutzer (Kennung, IP, Zeitstempel, Rollen);
• Verteil- und Zuordnungsdaten (welcher Kontakt in welches Postfach, Gruppen- und Rechtezuordnung);
• Änderungsprotokoll und Feld-Historie (wer wann welches Feld geändert hat) — append-only, siehe § 10.

Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO): werden vom Auftragnehmer nicht gezielt verarbeitet. Sie können ausschließlich dadurch anfallen, dass der Auftraggeber sie selbst in ein Feld einträgt; dann ist er für die Rechtsgrundlage verantwortlich.

Art & Zweck

Cloudbasierte Bereitstellung: zentrale Pflege von Kontakt- und Unternehmensdaten, Rechte- und Gruppenverwaltung, Dublettenerkennung, Import und Export, Verteilung in Microsoft-365-Postfächer des Auftraggebers sowie Betrieb, Wartung, Sicherungen und Support.

Anlage 2 — Technische und organisatorische Maßnahmen

Vertraulichkeit

• Betrieb in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland (Hetzner Online GmbH) mit physischer Zutrittssicherung; die technischen und organisatorischen Maßnahmen der Rechenzentren wurden am 19.02.2026 von der TÜV Rheinland i-sec GmbH geprüft (Bericht 63017991-01, Standorte Nürnberg und Falkenstein);
• individuelle Konten, Authentifizierung über Passwort und Token (JWT), Passwort-Hashing (bcrypt);
• rollenbasiertes Berechtigungskonzept mit mandantenweiser Zeilensicherheit in der Datenbank (kein Mandant sieht Daten eines anderen), Änderungsprotokoll für Konto- und Datenänderungen;
• strikte Mandantentrennung;
• Transportverschlüsselung (TLS).

Integrität & Verfügbarkeit

• Protokollierung von Erstellung, Änderung und Löschung inkl. fälschungssicherer, nicht änderbarer Feld-Historie;
• Rechenzentrums-Schutzmaßnahmen (USV, Brand-, Klima- und Zutrittsschutz), regelmäßige Sicherungen;
• der öffentlich erreichbare Datenbankzugang darf genau eine Funktion aufrufen (Verfügbarkeitsprüfung) und keine Tabelle lesen.

Verfahren zur Überprüfung

• Auftragskontrolle und Verpflichtung der Unterauftragsverarbeiter, Datenschutz-Management, geregelte Behandlung von Anfragen und Datenpannen.

Anlage 3 — Unterauftragsverarbeiter

Hetzner Online GmbH: Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen (Fassung 1.2 vom 16.02.2026); nach § 3 Abs. 1 des Vertrags findet die Verarbeitung ausschließlich in der EU bzw. im EWR statt. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen der Rechenzentren wurden am 19.02.2026 von der TÜV Rheinland i-sec GmbH geprüft (Bericht 63017991-01, Standorte Nürnberg und Falkenstein) — ohne festgestellte Abweichungen.

Ein Zahlungsdienstleister ist derzeit nicht eingebunden. Sobald eine Zahlungsabwicklung aufgenommen wird, wird diese Anlage nach § 6 Abs. 2 mit 30 Tagen Vorlauf ergänzt.