Datenschutzerklärung
Aetheris GmbH · für die SaaS-Lösung SynergyContacts · Stand: 02.10.2026
1. Verantwortlicher
Aetheris GmbH
Zur Lay 22
54570 Schutz
Geschäftsführer: Sascha Oertlin
Telefon: +49 (0)171 940 14 78
E-Mail: kontakt@aetheris-gmbh.de
Web: www.aetheris-gmbh.de
SynergyContacts ist ein Produkt der Aetheris GmbH.
2. Datenschutzbeauftragter
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt; die Voraussetzungen des § 38 BDSG liegen nicht vor. Richten Sie Anfragen bitte an den oben genannten Verantwortlichen (kontakt@aetheris-gmbh.de).
3. Rechtsgrundlagen
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung),
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen, sicherer Betrieb),
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtungen, z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung),
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, soweit erteilt),
- Art. 28 DSGVO (Verarbeitung im Auftrag des Kunden, soweit er Verantwortlicher ist).
4. Daten bei Nutzung von SynergyContacts
- Konto-/Stammdaten: Name, E-Mail, Unternehmen, Passwort (gehasht), Rolle;
- Kontaktdaten des Adressbuchs: die vom Kunden gepflegten Einträge — Name, Firma, Funktion, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Anschriften, Notizen und frei belegbare Felder. Das ist der Kern des Produkts: es sind durchweg Daten Dritter (Geschäftspartner, Lieferanten, Kunden des Kunden), nicht Daten unserer Nutzer;
- Unternehmensdaten: die zu den Kontakten gehörenden Firmen mit Anschrift und Zuordnung;
- Verteil- und Zuordnungsdaten: welche Kontakte in welche Postfächer verteilt werden, Gruppen- und Rechtezuordnungen der Mitglieder;
- Änderungsprotokoll: wer wann welches Feld geändert hat, einschließlich Feld-Historie. ⚠️ Dieses Protokoll ist bewusst append-only — siehe Abschnitt 7;
- Nutzungsdaten: An- und Abmeldungen, IP-Adresse und Zeitstempel, ausgeführte Abgleiche.
Zweck ist die vertragsgemäße Bereitstellung der Software (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für die im Adressbuch gespeicherten Daten Dritter ist das Kunden-Unternehmen Verantwortlicher; wir handeln insoweit als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO, AVV). Der Kunde entscheidet, wessen Daten er einstellt und auf welcher Rechtsgrundlage.
Verteilung in Outlook-Postfächer
SynergyContacts ist dafür gebaut, Kontakte in die Microsoft-365-Postfächer eines Hauses zu verteilen. Sobald ein Kunde diese Anbindung einrichtet, werden die betroffenen Kontaktdaten über Microsoft Graph an Microsoft übertragen; Microsoft wird dann als Unterauftragsverarbeiter geführt.
Derzeit findet keine solche Übertragung statt. Es ist kein Microsoft-Zugang hinterlegt, und der Abgleichdienst arbeitet ohne diese Angaben nicht. Sobald sich das ändert, wird Microsoft in Anlage 3 des AVV aufgenommen und die Kunden werden nach § 6 Abs. 2 AVV 30 Tage vorher informiert.
Hosting
- Hetzner Online GmbH, Deutschland (EU): Serverbetrieb, Datenbank, Datei- und Sicherungsspeicher (die gesamte Anwendung läuft auf dieser Infrastruktur).
Beim Betrieb fallen Server-Logfiles (IP-Adresse, Zeitpunkt, Zugriff) an (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Übertragung erfolgt TLS-verschlüsselt.
5. Empfänger / Auftragsverarbeiter
Eine Weitergabe erfolgt nur an sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO): Hetzner Online GmbH, Deutschland (EU). Zweck und Umfang stehen im Abschnitt „Hosting“ sowie in Anlage 3 des AVV. Eine Weitergabe zu Werbezwecken Dritter findet nicht statt. Ein Zahlungsdienstleister ist derzeit nicht eingebunden.
6. Übermittlung in Drittländer
Die Verarbeitung findet ausschließlich in der Europäischen Union bzw. im Europäischen Wirtschaftsraum statt. Server, Datenbank und Sicherungen werden in Deutschland betrieben. Eine Übermittlung in ein Drittland findet nicht statt.
Klarstellung: Die Unterauftragnehmer-Liste unseres Hosters nennt auch Stellen in den USA und in Singapur. Diese betreffen ausschließlich Kunden mit dortigem Serverstandort. Die Server für SynergyContacts stehen in Deutschland; Daten aus SynergyContacts erreichen diese Stellen nicht.
7. Speicherdauer
| Datenkategorie | Dauer |
|---|---|
| Server-Logfiles | in der Regel 7–30 Tage |
| Konto- und Adressbuchdaten | Dauer des Vertragsverhältnisses; einzelne Kontakte jederzeit vom Kunden löschbar |
| Änderungsprotokoll und Feld-Historie | unbegrenzt — siehe Hinweis unten |
| nach Vertragsende | Löschung/Rückgabe, vorbehaltlich Aufbewahrungspflichten und des Hinweises unten |
| Rechnungs-/Steuerunterlagen | gesetzliche Fristen (6–10 Jahre, §§ 147 AO, 257 HGB) |
Hinweis zum Änderungsprotokoll — offen benannt statt verschwiegen: Das Änderungsprotokoll und die Feld-Historie sind technisch so gebaut, dass Einträge nicht geändert und nicht gelöscht werden können („append-only“). Das ist gewollt: es macht Änderungen an Kontaktdaten nachvollziehbar und schützt vor stillem Überschreiben. Die Kehrseite: Wer die vollständige Löschung aller ihn betreffenden Daten verlangt, kann heute nicht restlos aus diesem Protokoll entfernt werden — dort bleiben Feldwerte und Zeitpunkte stehen. Wenden Sie sich in einem solchen Fall an den oben genannten Verantwortlichen; wir behandeln das als Einzelfall und dokumentieren die Entscheidung.
8. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.
9. Daten von Minderjährigen
Das Angebot richtet sich an Unternehmen (B2B), nicht an Minderjährige. Soweit im Adressbuch Angaben zu Minderjährigen vorkommen, ist das Kunden-Unternehmen hierfür verantwortlich.
10. Ihre Rechte
Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21) sowie Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3). Kontakt: kontakt@aetheris-gmbh.de.
11. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz
poststelle@datenschutz.rlp.de · www.datenschutz.rlp.de
12. Datensicherheit
Angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO (TLS-Transportverschlüsselung, Zugriffskontrollen, rollenbasierte Berechtigungen, Mandantentrennung, Protokollierung von Konto-Änderungen, Betrieb in der EU). Einzelheiten: AVV, Anlage 2.
13. Änderungen
Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.